Как организовать и провести пресс-конференцию?

Чтобы успешно организовать и провести пресс-конференцию и получить широкое и правильное освещение важных вопросов, необходимо тщательно к ней подговиться. Определите, какой цели хотите достичь, проводя пресс-конференцию (привлечь внимание общественности, обратиться к представителям власти, рассказать о конкретном успехе или решении проблемы) Четко обозначьте повод для пресс-конференции. Этот повод должен быть новостийным - нечто еще неосвещенное в прессе, что-то важное, срочное. Это может быть и начало подготовленной акции, годовщина компании или важного события. Определите, какое ключевое сообщение хотите распространить.

Часть алгоритма подготовки к проведению пресс-конференции и ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по этой теме представлены ниже.

Как выбрать место для пресс-конференции?

Определите место пресс-конференции. Независимо от того, где она будет происходить, необходимо соответственное аудио и видео оборудование ( микрофоны для участников и журналистов, плазма для демонстрации видеоматериалов и т.п.).

Когда проводить пресс-конференцию?

Определите день и дату пресс-конференции. Традиционно, лучшими днями считаются вторник, среда и четверг. Проверьте, какие еще события, конкурирующие за внимание журналистов, запланированы на этот день и время. Для этого можете обратиться, в частности, в Интерфакс. При выборе времени проведения пресс-конференции необходимо помнить, что это мероприятие проводится для прессы. Наиболее удобным временем для прессы является первая половина дня. Чем ближе к вечеру проходит пресс-конференция, тем сложнее будет успеть журналистам подготовить материал по мероприятию в текущий выпуск/номер. Ведь телесюжет нужно написать, смонтировать и утвердить до выхода новостей в эфир, а работникам печатных изданий нужно время, чтобы написать статью, отдать ее редактору и сверстать еще до ухода издания в типографию. Ежедневные издания верстаются после обеда/вечером текущего дня. Еженедельные – накануне дня выхода. Лишь сообщения информационных агентств выходят круглосуточно и могут попадать на стол редактора СМИ в любое время. Большинство интернет-ресурсов также публикует свои новости независимо от времени суток. В то же время информация о многих событиях будет актуальна и важна даже спустя определенное время после пресс-конференции. В таком случае, новости и статьи будут появляться по мере готовности материалов.

Как часто нужно проводить пресс-конференцию?

Пресс-конференцию нужно проводить, когда есть достойный новостийный повод. Частота зависит от вида деятельности, публичности персоны или компании, важности новости. К примеру, органы центральной государственной власти, чья деятельность общественно важна, проводят брифинги раз в неделю. Если, к примеру, компания проводит ежегодные благотворительные акции, достаточно провести пресс-конференции дважды – в начале акции и по ее результатам. Если пресс-конференции будут проводиться слишком часто, по мелким поводам, представители СМИ могут перестать приходить на мероприятия. Для информирования общественности о событиях и новостях часто достаточно пресс-релиза. Этот способ также предпочтительнее, если публичный спикер в компании отсутствует, неопытен или не готов выступать.

Как написать анонс пресс-конференции?

Редактору или журналисту важно быстро определить, интересна ли им пресс-конференция. Потому анонс пресс-конференции должен быть кратким, но информативным. В анонсе, как правило, указывается:

Как пригласить журналистов на пресс-конференцию?

Подготовьте анонс мероприятия. Разошлите анонс в информационные агентства. Информагентства, как правило, выпускают специализированные выпуски анонсов публичных мероприятий, и бесплатно публикуют там анонсы мероприятий для прессы. На такие выпуски подписано большинство СМИ. Уточните в выбранном месте проведения пресс-конференции их возможности анонсирования.

Также можно отправить анонс в подобранный перечень СМИ и журналистов. Для этого нужно определить свою целевую аудиторию и СМИ, которые наилучшим образом донесут до нее необходимое сообщения. Это могут быть деловые, общественно-политические или специализированные СМИ. Анонс желательно отправить за несколько дней до мероприятия. Предложите интервью со спикерами тем изданиям, которые не смогут направить журналиста. Следует учитывать, что большинство редакторов окончательно решает, отправить ли журналистов на пресс-конференцию, лишь накануне мероприятия, по получении всех анонсов о событиях предстоящего дня.

Как написать пресс-релиз (пост-релиз) для пресс-конференции?

Желательно заранее подготовить пресс-релиз для журналистов, распечатать необходимое количество копий (с запасом) и раздать до начала мероприятия. При необходимости, можно подготовить пресс-релиз на нескольких языках. Имейте пресс-релиз наготове с собой на пресс-конференции в электронном виде. Его также отправляют в электронном виде тем представителям СМИ, которые не смогли прийти.

В пресс-релизе важно указать:

Сколько должно быть участников пресс-конференции?

Обычно на пресс-конференции выступают 1-4 участника. Как правило, это один, главный, ньюсмейкер, и участники, которые являются экспертами по тем или иным вопросам, касающимся повода пресс-конференции. Нужно заранее согласовать между участниками свои роли, очередность и темы выступлений, кто на какие вопросы будет отвечать. Сообщить об этом модератору (ведущему). Обсудить и отработать действия в случае возникновения проблем (например, появление оппонента, опровергающего ваше заявление и задающего провокационные вопросы).

Как подготовиться к выступлению на пресс-конференции?

Желательно каждому выступающему уложиться в 5 минут. Если один участник подает большую часть информации – 10 минут. Главные тезисы нужно формулировать четко и коротко. Если опыта выступления нет, можно подготовить выступление в письменном виде и репетировать его пока вы не будете довольны результатом. Можно выучить выступление на память.

Как аккредитовать журналистов на пресс-конференцию?

Если для посещения пресс-конференции нужна аккредитация по телефону, записывайте данные журналиста (издание/канал, имя журналиста, контактные данные – телефон, е-мейл). Перед пресс-конференцией отмечайте в своем перечне приходящих журналистов. Если регистрация проводится на месте – каждый представитель СМИ заполняет приведенные выше данные в подготовленном листе аккредитации.

Когда начинать пресс-конференцию?

Начинайте пресс-конференцию, по возможности, вовремя, в знак уважения к тем, кто пришел вовремя. Допустимая задержка начала – 5, максимум - 10 минут.

Как выступать на пресс-конференции?

Перед пресс-конференцией отключить мобильный телефон, так как даже беззвучный режим создает помехи (фон) при записи звука теле- и радиоаппаратурой. Уточнить, как работают микрофоны. Как правило, микрофон включают непосредственно перед выступлением, комментарием либо ответом на вопрос, и затем снова выключают. Это позволяет избежать в аудиозаписи постороннего шума (перешептываний, постукиваний ручкой, листания бумаг и т.п.) во время выступления других спикеров. Операторы ТВ каналов и журналисты радио будут вам благодарны ? Старайтесь не читать текст заявления, скорее используйте заметки, чтобы обозначить ключевые сообщения. Стройте простые, легкие для цитирования фразы. Будьте готовы подтвердить каждое утверждение. То, что не можете подтвердить фактами, предваряйте словами "по моему мнению", "мы считаем…".

Как вести (модерировать) пресс-конференцию?

Модератор (ведущий) ведет пресс-конференцию. Пресс-конференцию начинают с приветствия присутствующих журналистов.

представляются участники пресс-конференции.
слово предоставляется участнику (первому из участников).
после того как первый участник закончит свое выступление (его можно завершить словами «благодарю за внимание», «спасибо» и т.п.) слово передается следующему участнику и т.д.
после выступления всех участников модератор предлагает журналистам задавать вопросы.
если журналисты в вопросах уходят от темы, модератор может помочь вернуть внимание прессы к теме пресс-конференции («это очень интересный вопрос, но сегодня мы обсуждаем…»)
после того как все вопросы были заданы, ведущий может указать на возможность интервьюирования участников по окончанию пресс-конференции, благодарит всех за посещение мероприятия и прощается.

Как отвечать на вопросы журналистов на пресс-конференции?

Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у журналистов и подготовьте ответы на них. Подготовьте статистические данные, цифры и т.п. и держите их под рукой.

Помните, если есть неудобные вопросы, они обязательно будут заданы, будьте готовы к этому. Если пресс-конференция посвящена другой теме, вы можете попытаться вернуть журналистов к теме вашего события («это очень интересный вопрос, но наша пресс-конференция посвящена …, прошу задавать вопросы по данной теме»).

Часто журналисты хотят получить интервью или задать вопросы участникам сразу по окончанию пресс-конференции, в индивидуальном порядке. Можно предупредить журналистов заранее, будет ли возможность пообщаться с участниками после пресс-конференции.

Отрепетируйте варианты ответов на предполагаемые вопросы:

для телевидения постарайтесь уложиться в 30 секунд.
для печатной прессы подготовьте простые для цитирования и восприятия сообщения.
Не всегда журналисты по окончанию пресс-конференции задают вопросы. Это нормально.

Сколько длится пресс-конференция?

Официальная часть пресс-конференции обычно длится 30-40 минут. Оптимальное время для выступления одного участника – 5 минут, максимум 10 минут. После выступления, участники отвечают на вопросы журналистов. Затем, когда все вопросы заданы, и при наличии такой возможности и желания обеих сторон, интервью и общение спикеров с журналистами в индивидуальном порядке.

Нужен ли фуршет после пресс-конференции?

Не нужен. Журналисты приходят на пресс-конференцию, потому что их заинтересовала ее тема или спикеры, а не возможность выпить чай или кофе. Свои вопросы они зададут во время или после мероприятия и без стимула в виде напитков и закусок. К тому же, обычно журналистам нужно успеть еще на одно, а то и несколько мероприятий, и по всем написать материал. Фуршет же предполагает более длительное проведение мероприятия. К тому же высока вероятность, что на него придут «профессиональные фуршетчики», которые ничего не пишут.

Что делать после окончания пресс-конференции?

Проверьте, что тем СМИ, которые не присутствовали на пресс-конференции, отправлены пресс-релизы. Проведите мониторинг СМИ по результатам мероприятия, опубликуйте вышедшие новости и статьи на сайте компании.


Статья подготовлена по материалам информационного агентства "Интерфакс" в изложении сайта http://congressrussia.ru

КАК ПРОВЕСТИ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЮ по версии сайта kakprosto.ru

Источник: http://www.kakprosto.ru/kak-25582-kak-provesti-press-konferenciyu